Damit die Dokumentation über die gesamte Nutzungsdauer bis zum Rückbau, der üblicherweise erst 50 bis 100 Jahre später erfolgt, erfolgreich fortgeführt und genutzt werden kann, sollte die Dokumentation digital angelegt werden. 

Eine gut gepflegte digitale Dokumentation stellt den Gebäudeeigentümer*innen und der Kommune umfangreiches Wissen für verschiedene Zwecke zur Verfügung:

• Die für die Materialdokumentation genutzte Plattform kann mit Rohstoffbörsen verknüpft werden. So können Materialwerte aktuell und vorausschauend abgebildet werden.
• Auf Basis der Erfahrungswerte zu Instandhaltungs- und Erneuerungszyklen wird kalkulierbar, welche Materialien voraussichtlich wann und in welcher Menge wieder frei werden und dem Markt für neue Anwendungen zur Verfügung stehen. 
• Stoffströme lassen sich auf Gebäude-, Quartiers-, Stadt- oder Landesebene abbilden.
• Das Wissen über die verbauten Materialien und ihre Zusammensetzung ist wichtig und nützlich für das Management möglicher Krisen und Katastrophen, die Risikoabschätzung für Mensch und Umwelt und um geeignete Vorsorgemaßnahmen treffen zu können.
• Die Datenbasis verbessert weitere Planungs- und Bauprozesse und macht Ineffizienzen und Probleme frühzeitig identifizierbar.

Die Grundlage für die digitale Dokumentation des Gebäudes wird im Idealfall zu Beginn der Planungsphase (HOAI LPH 2) aufgesetzt. Das Anlegen eines digitalen Gebäudezwillings ist dabei vorteilhaft, aber nicht zwingend notwendig. Die digitale Dokumentation sollte zentral verwaltet und von allen Beteiligten mit Informationen aus ihren jeweiligen Aufgabenbereichen gefüttert werden können. Ein Beispiel für die Strukturierung der Dokumentation ist das Six Layers Modell. 

Nach dem Projektabschluss (HOAI LPH 9) wird der geplante Zustand (as planned) an den tatsächlich gebauten Zustand (as built) angepasst, übergeben und vom Gebäudemanagement durch alle Instandhaltungs-, Sanierungs- und Umbaumaßnahmen hindurch bis hin zum Rückbau weiter gepflegt. Eine umfassende digitale Dokumentation der verbauten Materialien wird in den gängigen Zertifizierungssystemen bereits heute positiv bewertet. Ein Beispiel dafür findet sich in der DGNB-Zertifizierung.

Da der Gebäudebetrieb die längste der Phasen eines Gebäudes darstellt, kommt dem Gebäudemanagement eine besondere Verantwortung zu. Mit der digitalen Dokumentation stehen alle benötigten Informationen zum laufenden Unterhalt sowie die Vorausschau auf zukünftige Erfordernisse zur Verfügung. Damit kann auch schon jetzt die in Zukunft wahrscheinlich verpflichtende Erstellung von Material- und Gebäudepässen realisiert werden. 

Es lohnt sich auch, vorhandenen Gebäudebestand digital zu erfassen, um ein genaues Bild über den Wert und die Menge der vorhandenen verbauten Ressourcen zu erhalten. 85 bis 95% der heute bestehenden Gebäude werden der EU-Kommission zufolge voraussichtlich auch im Jahr 2050 noch existieren, sodass wir die Potenziale der darin bereits vorhandenen Materialien nutzen sollten. Dies kann anhand von Kennwerten wie Baujahr, Typ oder Volumen sowie anhand des Erfahrungsaustauschs zwischen Expert*innen erfolgen. Sinnvollerweise sollte die Erfassung der Gebäude spätestens im Rahmen von Umbau- oder Sanierungsmaßnahmen erfolgen. Auch ein Bestandsgebäude kann so zu einer Materialbank werden.

Die digitale Dokumentation schafft zudem Mehrwerte für das kommunale Rohstoff- und Risikomanagement. Durch die Nutzung digitaler Plattformen können Stoffströme und Materialwerte zeitnah und vorausschauend abgebildet werden – für einzelne Gebäude oder für größere Betrachtungsgebiete wie Quartiere oder die ganze Kommune. So kann sowohl auf Gebäudeebene als auch regional mit freiwerdenden Materialien vorausschauend geplant werden und Materialkreisläufe können geschlossen werden.